Antiriciclaggio e GDPR (Parte 2)

Cos’è e cosa deve contenere il fascicolo cliente

Il 4 ottobre 2019, con il D. Lgs. 125, è stata recepita la V Direttiva (843/2018) che introduce nuove regole antiriciclaggio.

V direttiva chiarisce che i soggetti obbligati sono intermediari bancari e finanziari, professionisti, operatori non finanziari e prestatori di servizi di gioco.

Riciclaggio si intende la riutilizzazione dei proventi di attività criminali in attività legali, con lo scopo di occultare la provenienza illecita della ricchezza, mediante una serie di operazioni dirette, nel tempo e nello spazio, ad ostacolare la ricostruzione dei movimenti dei capitali fino all’evento delittuoso che li ha generati.

I soggetti obbligati ad adempiere devono effettuare l’elaborazione di politiche, controlli e procedure interne, l’adeguata verifica della clientela, la segnalazione, la conservazione dei documenti, il controllo interno, la gestione della conformità, in proporzione alle dimensioni e alla natura dell’attività economica.

Alla base dell’adempimento si colloca il processo di autovalutazione dei rischi del soggetto obbligato.

Raccolta, gestione e conservazione del fascicolo del cliente

Elemento fondante per l’adempimento antiriciclaggio è la raccolta, gestione e conservazione del fascicolo del cliente, che deve contenere tutte le informazioni e di documenti del cliente necessari a delineare il suo profilo di rischio antiriciclaggio.

Il Consiglio Nazionale dei Dottori Commercialisti e degli Esperti Contabili ha predisposto le linee guida per la valutazione del rischio, adeguata verifica della clientela e conservazione dei documenti, dei dati e delle informazioni.

Documento rilevante: fotocopia documento di identità o di altro documento di riconoscimento equipollente in corso di validità.

Documento del cliente persona fisica e, ove presente, dell’esecutore.

Documento rilevante: visura del Registro Imprese (certificato equivalente per società di diritto estero, oppure atto costitutivo o certificazione di attribuzione del codice fiscale da parte dell’Agenzia delle Entrate).

Tale documentazione è necessaria al fine di verificare:

la denominazione / ragione sociale e la sede della società / ente cliente
le informazioni relative all’esistenza e ampiezza dei poteri di rappresentanza del soggetto che agisce per conto della società / entità
le informazioni relative alle modifiche anagrafiche o dei dati inizialmente acquisiti.

Documento rilevante: documentazione o attestazioni comprovanti la consistenza patrimoniale e/o la capacità di credito del cliente (p.e. ultima dichiarazione dei redditi, ultimo bilancio approvato, lettera di referenze di un Istituto di Credito, lettera di presentazione di un soggetto destinatario degli obblighi antiriciclaggio, ecc.).

Nei casi di adeguata verifica rafforzata e ove la prestazione professionale abbia per oggetto un’operazione del cliente che comporti la movimentazione di mezzi di pagamento e si ritenga necessario approfondire la coerenza delle disponibilità con il profilo del cliente.

Documento rilevante: visura camerale nominativa completa per codice fiscale per la verifica delle cariche sociali (amministratore e socio), del bollettino dei protesti e dell’assoggettamento a procedure concorsuali del legale rappresentante e degli eventuali titolari effettivi.

Documento rilevante: documentazione che comprovi l’esame della posizione giuridica del cliente o l’espletamento di compiti di difesa o rappresentanza davanti a un’Autorità giudiziaria, compresa la consulenza sull’eventualità di intentare o evitare il procedimento e copia dell’eventuale incarico professionale conferito.

Ai fini del termine per la verifica dell’identità del cliente (art.18, co. 4) e dell’esonero da SOS (art. 35, co. 5)

Documento rilevante: stampa dell’esito della ricerca del nominativo del soggetto nelle liste antiterrorismo.

Nel caso si renda necessaria una verifica del nominativo del cliente, del soggetto che agisce per conto del cliente o dell’eventuale titolare effettivo rispetto alle liste delle persone e degli enti associati ad attività di finanziamento del terrorismo o destinatari di misure di congelamento.

Documento rilevante: altri documenti, estratti da pubblici registri o annotazioni che il professionista ritenga opportuno conservare.

Può essere utile inserire dati, documenti e annotazioni non espressamente richiesti dalle norme, ma che costituiscono un supporto alla valutazione del rischio e alle motivazioni che hanno condotto, o meno, alla segnalazione di un’operazione sospetta.

Documento rilevante: dichiarazione sostitutiva di certificazioni e di atti notori o certificato del Tribunale in merito ad eventuali condanne e procedimenti penali in corso.

Nel caso si venga a conoscenza di condanne o procedimenti in corso e si ritenga necessario escludere un eventuale collegamento con la prestazione professionale richiesta o in corso.

Documento rilevante: documentazione relativa alla cessazione della prestazione professionale.

Eventuale lettera di revoca o di rinuncia all’incarico. Copia della cancellazione IVA, cessazione dal Registro delle Imprese, Decreto di estinzione, ecc. (ove presenti).

In assenza di atti formali la fattura del professionista a saldo della prestazione, ovvero la nota pro forma, può comprovare la data di chiusura del rapporto ed estinzione dell’incarico.